Не до ЭДО: что мешает турбизнесу полностью перейти на цифровой документооборот

Туристический бизнес постепенно переходит на электронное взаимодействие: все больше туроператоров предлагают не только подписать отчет агента через электронный документооборот (ЭДО), но и заключить агентский договор. Это удобно и максимально быстро, поскольку электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Важно, чтобы документ был подписан электронной подписью обеими сторонами, но это возможно не всегда. Не все партнеры готовы меняться, а это возвращает обе стороны к бумажной волоките. Вместе с экспертами Profi. Travel разбираемся, почему так происходит и есть ли объективные причины оставаться в «бумажном веке».

Закон на стороне ЭДО

«Электронный документооборот носит рекомендательный характер, но, на мой взгляд, за ним будущее. Причем вся законодательная база для этого уже создана. Первичный документ может быть и на бумаге, и на электронном носителе. Закон не требует дублировать на бумажном носителе то, что подписано квалифицированной электронной подписью, об этом четко сказано в Федеральном законе «О бухгалтерском учете», — говорит Елена Иванова, гендиректор аудиторской компании «Аудит — Контур», специализирующейся на бухгалтерских вопросах в сфере туризма. Она обращает внимание, что есть это и в Федеральном законе «Об электронной подписи» от 2011 года, и в методических рекомендациях ФНС о порядке обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами.

Для хранения документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность их воспроизведения на машинных носителях в течение пяти лет. И они всегда будут у вас под рукой, если, к примеру, ФНС запросит на проверку, приводит ещё один аргумент собеседница. Все эти технологии дешевеют и облегчают жизнь. Электронную подпись ФНС делает бесплатно в течение нескольких минут. Нужно иметь сертифицированную флешку, но она стоит около 2 тысяч рублей. При переходе на электронный документооборот изменения в Устав не требуются. Для внедрения электронного документооборота необходимо разработать и утвердить его порядок, закрепить в учетной политике правила его применения, а также выбор используемого вида электронной подписи.

«На рынке работает множество операторов электронного документооборота, список которых на своем сайте публикует ФНС. Им можно доверять. Между тем, электронный документооборот экономит время, расходы на бумагу и папки, а также место, где все это нужно хранить. Не секрет, что многие отчеты турагентов туроператоры получают не вовремя, то есть компания не может в отчетный период представить документально подтверждённые доходы и расходы. ЭДО снимает эту проблему, если обе стороны ставят электронную подпись», — продолжает эксперт.

Туроператоры против бумаги

Судя по информации с сайтов крупных туроператоров, полностью электронный документооборот возможен с Sunmar и Coral Travel, а также Fun and Sun, для получения отчета агента его используют ANEX, «Интурист», PAC Group, «Русский экспресс», «Алеан», Теz Tour, «Арт-Тур». Рассматривает такую возможность Pegas Touristik, оценивая сопутствующие расходы. Не переходят на ЭДО пока ICS Travel и «Библио-Глобус».

Гендиректор нового туроператора «Турплатформа» Сергей Толчин рассказал, что его компания активно пользуется электронным документооборотом, поскольку это упрощает работу. «По нашему опыту, себестоимость работы с ЭДО гораздо ниже, чем с бумажным оборотом. Мы экономим время, расходы на пересылку и канцелярию. Туроператору использование ЭДО даёт экономию в несколько сотен тысяч рублей в год», — делится подсчетами собеседник.

Но ситуация у всех разная. По словам г-на Толчина, крупные современные отели активнее используют ЭДО. Более того, некоторые неохотно принимают бумажные документы. Однако в целом, по его наблюдениям, на рынке этот алгоритм берут на вооружение не очень охотно, небольшие отели вообще к нему не подступаются, просто не хотят менять уже привычный уклад.

Тем не менее примеры работы с ЭДО среди сравнительно небольших объектов размещения тоже есть. Заместитель директора гостиницы «Георгиевская» в Тобольске Елена Кугаевская рассказала, что уже перешла на электронную систему: документы в УФМС уходят онлайн, акты выполненных работ тоже в ЭДО, как и счета. С бумажным носителем работают лишь некоторые агентства-партнеры, которые порой приходят с единичными заявками, уговаривать их на ЭДО смысла нет. В основном это индивидуальные предприниматели. «Наша логика вполне простая. Одно заказное письмо стоит порядка 70 рублей. Представьте сумму, если отправлять акты всем агентствам, а их более 300. Каждый день нам нужно подавать анкеты иностранцев в УФМС, в субботу и воскресенье — заказными письмами. Анкеты граждан РФ тоже нужно отправлять, и сейчас мы делаем это в электронном виде», — поясняет г-жа Кугаевская.

В ANEX убеждены, что электронный документооборот — потребность времени и это касается не только взаимодействия с агентами, но и в целом всех партнерских взаимоотношений. «Главное преимущество ЭДО — экономия времени, меньше бумажной работы, нет потребности оцифровывать документы, важна простота хранения, есть и финансовая экономия. Стоит отметить, что ЭДО позволяет своевременно получать документы из разных городов, и логистический вопрос перестает быть актуальным», — объясняет представитель ANEX Tour Алена Хитрова. Несмотря на то, что туроператор сохраняет разные формы взаимодействия с партнерами, здесь отмечают существенный рост интереса к ЭДО со стороны бизнеса.

Прогресс стоит денег

Как говорит гендиректор турагентства «Море туров» Сергей Перемутов, туроператоры в большинстве случаев рады переходить на более прогрессивный формат обмена документами, но турагенты этому противятся в первую очередь потому, что сервис все-таки платный. Согласно данным с сайтов оператора, система СБИС предлагает набор бесплатных услуг, но базовый пакет на год стоит от 5000 рублей, пакет на 250 исходящих писем в «Контур.Диадок» обойдется в 1900 рублей, на 600 писем — 4200 рублей и далее по нарастающей.

«Операторов много, и если компании нужно отправить документы СБИС партнеру, который пользуется „Контур“, придётся помимо фиксированного тарифа подключать роуминг, причём как туроператору, так и турагенту», — обращает внимание г-н Перемутов. Он считает, что туроператор, безусловно, более финансово устойчив, а розница вряд ли согласится нести расходы, чтобы подписать отчёт агента. Она отправит письмо по почте и забудет о нем на две недели, пока документы в пути.

«Конечно, здорово, когда ты отправляешь отчёт через электронный документооборот — уже на следующий день он подписан туроператором. Ты экономишь на конвертах и бумаге, но обслуживание СБИС обходится мне в 4,5 тысячи рублей в год без учёта роуминга. Я сам перешёл на ЭДО только полтора года назад, когда в разгар пандемии было много свободного времени, чтобы посчитать и разобраться», — признаётся Сергей Перемутов.

Турагенты слишком разные

Многие турагенты, как отмечают сами участники рынка, вообще работают по-старинке, не подписывают отчёт агента. Они считают, раз есть платёжка, то движение денег отражено. В таком случае их нежелание добавлять себе расходов вполне объяснимо. Многое делается буквально на коленке, и пока эта ситуация не изменится, электронный документооборот не заработает в полной мере.

Директор по развитию ICS Travel Group Оксана Волканова поясняет, что карта партнеров туроператора по России включает и дальние регионы. Унифицировать работу всех турагентов не представляется возможным ввиду особенностей их бизнеса. «Кто-то использует электронный документооборот, а у кого-то приходящие бухгалтеры. Сейчас 80-90% наших турагентов работают в ручном режиме. Поэтому у нас в личном кабинете формируется отчет агента, а затем подписывается обеими сторонами. Если на законодательном уровне будет решено, что все без исключения должны работать на ЭДО, мы настроим систему», — резюмирует г-жа Волканова.

«Ключевая проблема в том, чтобы контрагенты со своей стороны подписали документ именно электронной подписью. Крупных турагентов можно уговорить, а мелкие вряд ли на это пойдут. В таком случае туроператор снова будет выполнять дублирующие функции, делать двойную работу, — объясняет позицию некоторых туроператоров Елена Иванова. — Многие из них размещают форму отчета агента у себя на сайте, но турагенты порой игнорируют даже этот вариант. Туроператоры сами вынуждены заполнять эти формы и отправлять турагенту».

Однако Елена Иванова объясняет нежелание компаний, особенно небольших, переходить на электронный документооборот скорее силой привычки. «Бухгалтеры не хотят разбираться, вникать, им хватает того, что есть. А раз система носит рекомендательный характер, то они и не считают нужным себя утруждать. При этом в целом бизнес уже привык передавать данные в электронном виде в ФНС, производить расчеты с поставщиками ресурсов и т.д.», — говорит г-жа Иванова. То есть рано или поздно электронный документооборот так или иначе войдет в жизнь всех участников рынка, а увеличение числа пользователей возможно будет способствовать снижению цены обслуживания, что в свою очередь тоже может ускорить процесс.

Автор: Наталья Рудакова
Фото: Geisteskerker, pixabay